رسائل البريد الالكتروني/ كيف ترسل بريدًا احترافيًا؟
رسائل البريد الالكتروني هي وسيلة التي يمكنك من خلالها تبادل رسائل وملفات وصور،
وهي طريقة سريعة، يمكنك من خلالها توجيه رسالة لأكثر من مستقبل.
كما أنه وسيلة توثيق وإثبات للمعلومات في البيئات الاحترافية.
كيف ترسل البريد الالكتروني بطريقة صحيحة؟
إليك بعض الخطوات التي ستجعل رسالتك احترافية:
- افتتح الرسالة بالتحية مثل: صباح الخير، مساء الخير، عزيزي السيد… .
- اذكر الغرض من الرسالة.
- قم بشرح مضمون الرسالة باختصار وتحديد ولغة واضحة، ولا تتطرق لموضوع آخر لا علاقة له بالرسالة.
- لا تمزح أو تستخدم الرموز التعبيرية، وتحدث بشكل رسمي.
- استخدم علامات الترقيم، وعند نهاية السؤال ضع علامة استفهام واحدة (لا تضع علامتي استفهام أو علامة تعجب بعد علامة الاستفهام ).
- استخدم لون واحد للكتابة ( أسود أو أزرق داكن).
- قم بإنهاء الرسالة بالشكر: شكرًا مقدمًا، وبعدها: أتطلع لتلقي ردك،
- إن كنت تنتظر منه رد فعل ما فحدده وحدد زمنه.
- اختم الرسالة بعبارة رسمية لطيفة مثل: شكرًا لك، أطيب التمنيات،
وإن كانت رسالة بالغة الرسمية: وتفضلوا بقبول فائق الاحترام.
عناصر رسائل البريد الالكتروني عند الكتابة:
- To:مستقبل رسائل البريد الالكتروني.
- Cc(carbon copy):لإعلام شخص بمحتوى الرسالة ولكن لا يجب أن يرد أو يتدخل.
- Bcc(Blind carbon copy):لإرسال الرسالة لأكثر من شخص دون أن يعلموا عن بعضهم، وهنا احترس من الرد ب All .
- From: مرسل البريد الإلكتروني.
- Subject: موضوع الرسالة.
- High importance: رسالة ذات أهمية عالية، وتظهر على بشكل علامة تعجب حمراء(انظر الصورة التوضيحية).
- Low importance: رسالة ذات أهمية منخفضة، وتظهر بشكل سهم أزرق يتجه نحو الأسفل.
كيف تكتب التوقيع؟
من المهم كتابة توقيع في نهاية الرسالة، حيث أنه يسهل للمستقبل التواصل معك مرة أخرى،
ويتم كتابة التوقيع بالخطوات الآتية:
قد تعجبك هذه المقالات
- الاسم بالكامل.
- المنصب.
- اسم الشركة( وتحديد الفرع).
- تليفون أو فاكس العمل.
- التليفون المحمول.
- عنوان الشركة.
- البريد الإلكتروني أو الموقع الرسمي.
- شعار الشركة.
- إشارات مواقع التواصل الاجتماعي للشركة.
- وأضف الجملة الخضراء.
الجملة الخضراء:
هي جملة يتم كتابتها في نهاية الرسالة بهدف الحفاظ على البيئة،
!Save a tree… please don’t print this e-mail unless you really need to
وترجمتها: أنقذ شجرة… برجاء عدم طباعة هذا البريد الا في حالة الضرورة.
نصائح هامة:
- من المهم أن تحدد وقتًا للاطلاع على البريد الإلكتروني الوارد حسب الأولوية، وأن ترد وتقرر بهدوء دون استعجال، كما عليك أن تتجنب الإنفعال الإيجابي أو السلبي عند الرد.
- عند إعادة توجيه رسالة تأكد من الاسم حتى لا ترسل للشخص الخاطئ.
- اقرأ رسالتك بعد كتابتها وراجعها جيدًا، وتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية.
- اجعل رسالتك مختصرة وشاملة للموضوع، وسهلة الفهم بحيث لا تستغرق وقتًا كبيرًا لقراءتها.
- إن استلمت دعوة معينة؛ فكر جيدًا قبل أن ترد والأفضل أن تستغرق يومًا للتفكير، كما يجب الرد على كل الدعوات ماعدا من يسأل عن التبرع.
- استخدم البريد الإلكتروني الخاص بالعمل للعمل فقط.
- لا تزد طول الرسالة عن صفحة واحدة ( No scroll).
- استخدم خطًا رسميًا للكتابة.
- عند إرفاق ملف اذكر اسم الملف .
المصادر
من منصة اعمل بيزنس:
- كورس كتابة إيميل احترافي/ أ. كريم بدري.
- كورس الايتيكيت وبروتوكول مكان العمل.
اقرأ أيضًا:
كتبته/شروق نورالدين.