تطبيق أسانا Asana: أفضل تطبيق لإنجاز الأعمال
العمل كفريق من أهم الشروط لنجاح أي مؤسسة، إلا أن العمل كفريق يحتاج إلى العديد من المجهود والتنظيم الفائق لتنفيذ الأعمال على أكمل وجه ونتيجة لذلك هذا المقال سيكون عن أحد أهم التطبيقات على الإطلاق في تنظيم وترتيب الأعمال، وهو تطبيق أسانا Asana.
ما هو تطبيق أسانا Asana ؟
أسانا هو تطبيق مختص في إدارة ومتابعة عمل الفريق،
تم إنشاء هذا التطبيق عام 2018 Dustin Moskovitz وهو أحد مؤسسين (فيس بوك Facebook).
تم إنشاء هذا التطبيق في الأساس لمساعدة فريق عمل فيس بوك، على تخطيط وترتيب الأعمال فيما بينهم بسهولة ويسر.
نتيجة لذلك قد أدرك مؤسسو هذا التطبيق مدى فاعليته في تنسيق العمل فيما بينهم، ومدى النفعية التي ستعود عليهم وعلى الشركة من إطلاق هذا التطبيق، وكيف هذا التطبيق سيساعد المستخدمين في تخطيط ومتابعة أعمالهم وتحقيق أهدافهم.
متى ستحتاج لتطبيق Asana ولماذا؟
متى ستحتاج هذا التطبيق، ستحتاجه عندما لا يكون لشركتك مقر عمل واضح وثابت.
وفريق العمل، يعمل عن بعد وكافة الأعمال تتم عن طريق الأون لاين.
حيث أسانا تطبيق صمم في الأساس، لمتابعة مدى تقدم باقية أعضاء الفريق في تنفيذ الأعمال.
هذا التطبيق الفعال، يتيح للمستخدم إمكانية توزيع الأعمال على أعضاء الفريق ومعرفة عدد المراحل المنجزة من المشروع ومدى التقدم الذي يحققه الأعضاء في تنفيذ المشروع.
نصائح للعمل عن بعد مع فريق:
مع التقدم التكنولوجي الهائل في يومنا هذا أصبح من السهل إتمام أغلب الأعمال من المنزل دون الحاجة للتواجد الفعلي في مكان العمل، ولذلك سأقدم لكم نصائح للعمل بفاعلية عن بعد:
التخطيط
عليك دائماً التخطيط ليومك مسبقاً، وتحديد مهامك اليومية بوضوح حتى لا يضيع وقتك على الأمور اخرى، التخطيط يعمل كمقياس واضح للأداء الفعلي لتنفيذ الأهداف، كما يساعد في التنبؤ بالمشاكل التي يمكن أن تعيق تنفيذ العمل ونتيجة لذلك التخطيط يقل من المخاطر.
تحديد مكان مخصص للعمل
لهذه الخطوة أهمية خاصة حيث إنها تساعد على زيادة التركيز وعدم التعرض للإزعاج او الملهيات بسهولة كالتلفاز أو المحادثات العائلية غير الضرورية خلال فترة العمل، لذلك عليك اختيار مكان مناسب بعد عن كل ذلك.
ارتداء ملابس مناسبة
الأمر غريب بعض الشيء لأنه عمل من المنزل لما على أن أرتدي ملابس العمل، أليس كذلك؟
الأمر يكمن في ترك انطباع جيد لدي مرؤوسوك، حيث نتيجة لهذه الخطوة سيتمكن مدراءك من الفهم أنك شخص محب للعمل، وتقدر أوقات عملك وتفصل بين وقت العمل ووقت الراحة لديك.
البقاء على التواصل مع فريق العمل
تلك واحدة من أهم النصائح على الإطلاق، هو المتابعة الدائمة لتحديثات العمل مع باقي أعضاء الفريق للتنفيذ الفعال لأهداف العمل ومدى التناسق بين أعضاء الفريق.
اقراء أيضاً: خطة العمل: كيف تنشئ خطة عمل تجعل مشروعك ناجحًا؟
كيف يتم استخدام تطبيق أسانا Asana:
تحميل التطبيق:
في البداية عليك تحميل تطبيق أسانا من على جوجل بلاي للأندرويد، أو أب ستور للآيفون.
فتح حساب:
بعد تحميل التطبيق عليك فتح حساب عليه من خلال البريد الإلكتروني، وكتابة اسم المستخدم وكلمة السر الخاصة به.
تحديد أهداف فريق العمل:
قبل كل شيء عليك تحديد اسم للمشروع الذي تعمل عليه، على سبيل المثال: إطلاق منتج جديد لصيف هذا العام. وبعد ذلك تقوم بإضافة أعضاء فريقك وذلك من خلال البريد الإلكتروني، ولكن عليك التأكد من كتابة كافة البيانات بشكل صحيح.
حديد المسؤوليات والواجبات:
وذلك عن طريق الضغط على إضافة مهمة جديدة Add Task, ثم تقوم بكتابة وصف صغير عن ذلك المشروع الذي سيتم العمل عليه قي خانة الوصف Description, ثم عليك كتابة مؤشرات نجاح لهذا المشروع، وما النتائج التي تتوقع تحقيقها.
وعليك في النهاية تحديد الأشخاص لكل مهمة في هذا المشروع مع الموعد النهائي لتنفيذ هذه المهام.
تحديد الموارد المتاحة:
وذلك بوضوح خطة العمل لكافة أعضاء الفريق والتأكد من مهارات العاملين الكافية لإنجاز العمل المطلوب في الوقت المناسب، وتحديد كافة الموارد سواء كانت موارد مادية أو بشرية أو تكنولوجيا.
ويجب كتابة كافة البيانات لفريق العمل، وكتابة تعليقاتك على أداء المهام والتذكير بأداء تلك المهام في الموعد المحدد.
اقراء أيضاً: الإنجاز فى العمل| 5 قوانين لزيادة الإنتاجية
نصائح في استخدام التطبيق Asana:
التطبيق من أفضل التطبيقات على الإطلاق لمتابعة استمرارية الأعمال والتأكد من ذلك بسهولة كما أنه وسيلة فعالة للإنجاز.
كما التطبيق متوفر مجانا إذا كان أعضاء فريقك من بين 15 فرداً فقط، ولكن إذا زاد عن ذلك سيكون عليك دفع 10 دولارات لكل عضو إضافي كل شهر.
مزايا وعيوب التطبيق Asana:
تكمن مزايا هذا التطبيق في إمكانية تتبع الأعمال عن بعد بسهولة، إلا أن عيوبه تكمن في عدم إمكانية تتبع العمل إلا إذا كنت على اتصال بالإنترنت.
وهكذا نكون قد غطينا تقريبا كافة جوانب العمل كفريق وإمكانية إتمام وتتبع العمل عن بعد مع أعضاء الفريق.
كتبته: غادة جمال