أهم 6 قواعد في إدارة الوقت

تعد إدارة الوقت من أهم مهارات الإنجاز والانتاجية وخاصة في عصرنا الحالي الذي يتسم بسرعة انتشار المعلومات وكثرة الأخبار المتداولة.

وهنا في هذا المقال سنقوم بشرح أهم القواعد التي نحتاجها يوميًا في إدارة الوقت والمهام المختلفة.

وينصح بكتابة بعض هذه القواعد وتعليقها أمامك لكي يدوم أثرها معك بالقراءة المتكررة.

1. قاعدة باريتو في إدارة الوقت

مبدأ باريتو هو أحد أهم مبادئ ادارة الوقت ويعرف بقاعدة “80/20”

اخترع هذا المبدأ عالم الاقتصاد الإيطالي باريتو والذي لاحظ أن 80% من الثروة في إيطاليا يملكها 20% فقط من السكان.

ويمكن تطبيق هذه القاعدة على المذاكرة مثلا:

حيث أنه يمكنك تحديد 20% من وقت المذاكرة والذي يغطي 80% من المنهج.

ويمكنك تطبيق نفس القاعدة في العمل، حيث تقوم بتحديد 20% فقط من العمل اللي سيتطلب لإنهاء 80% من الأهداف المطلوبة

ومن هذا المنطلق أنصحك بقراءة كتاب “اعمل 4 ساعات فقط في الأسبوع“

2. قاعدة باركنسون في إدارة الوقت

وتنص القاعدة على أن أي مهمة أو عمل يتسع لكي يملأ الوقت الذي تعطيه له.

وعلى هذا الأساس عليك بعدم تخصيص وقت أطول لعمل يتطلب وقت أقل.

فمثلاً لا تقم بإعطاء أسبوع لتنفيذ مهمة تتطلب عمل يوم واحد فقط، فبالتالي سوف تجعل هذه المهمة تشغل الأسبوع بالكامل وهي يمكن أن تنتهي في يوم واحد.

ومن هذا نستخرج أهم قواعد العمل وهو ال “Deadline” وهذا يؤدي إلى تحديد وقت لاستكمال العمل لا يؤدي التكاسل والتراخي عند اتمامه وتكون العمل بجودة جيدة في النهاية.

ومن أسباب قلة الأشخاص الذين يتبعون هذه القاعدة:

الكسل والتسويف.
الرغبة في المثالية الزائفة وانتظار الأشياء لكي توضع في مكانها المناسب.
الخوف من عدم وجود عائد من القيام بالمهام.

والكثير من الأفكار المحبطة، فلا تدع هذه الأفكار تؤثر عليك وقم بسرد أفكارك على الورق لتجد الأمر أكثر بساطة وأقل تعقيدًا.

3. قاعدة كارلسون

وهي تنص على أن كل عمل أو مهمة يتم مقاطعتك فيها تكون نتيجتها:

أقل في الجودة، وأقل في الكفاءة، وتستحوذ على وقت أطول لإنهائها.

حيث أكد الكثير من علماء النفس أن مدة التركيز لكل مهمة تترواح بين 30 – 45 دقيقة في كل مرة

ولذلك ينصح بعض الخبراء في الدراسة العميقة التي تأخد 45 – 50 دقيقة حتى يبدأ العقل في التأقلم على التركيز العميق فهذا يساعد على ادارة الوقت وتكون النتيجة أعلى في الجودة والكفاءة.

4. قاعدة أيليش

قاعدة أيليش أو ما تسمى ب “عتبة الإنتاجية السلبية” أحد أعظم وسائل الانتاجية وادارة الوقت سواء في الشركات أو في الدراسة والمذاكرة.

تقول القاعدة: أنه بعد قضاء عدد ساعات معين يبدأ انخفاض كفاءة العمل الذي نقوم به ويقل التركيز والجودة بشكل كبير، وتبدأ سلسلة من ارتكاب الأخطاء.

واقترح الخبراء تقسيم العمل على الوقت بين 30 – 45 دقيقة وأخذ استراحة بسيطة ثم العودة مجدداً للعمل بعدها بتركيز أعلى.

5. قاعدة لابوريت

وهي القاعدة التي يستخدمها أكثر الناجحين في العالم.

وتدعوك هذه القاعدة إلى أن تبدأ بالمهمة الأصعب في بداية يومك.

وحيث أن السلوك البشري يدعونا إلى اختيار المهمات التي تتطلب لجهد أقل، فإن هذه القاعدة ستكون صعبة في البداية ولكن مع الممارسة المستمرة والاعتياد عليها ستصبح هذه العادة أكثر عادة فعالة لاستثمار وإدارة الوقت.

كما أن الضغط النفسي المتولد بسبب تأجيل المهمة الأصعب لوقت آخر في اليوم أكبر بكثير من الطاقة المطلوبة لاتمامها.

كما أن هذا المبدأ يتخذه الناجحين في حياتهم لانجاز الكثير وتحقيق أهدافهم بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

ننصح بقراءة كتاب “ابدأ بالأهم ولو كان صعبًا“

6. قاعدة هوفستاتر

وهذا مبدأ شهير لدوجلاس هوفستاتر والذي ينص على أن:

“الأمر الذي تريد فعله يستغرق في الحقيقة وقتًا أطول مما تتوقع”

ومن هذا الأساس ينصح بإضافة 30 – 50% من الوقت الاضافي الذي حددته سابقًا.

على سبيل المثال عند قيامك بتحديد وقت للمشروع المطلوب منك تسلميه إلى عميل بعد شهر مثلاً، فعليك إضافة أسبوعين اضافيين لميعاد تسليم المشروع، واذا قمت بانهائه قبل الميعاد المتفق عليه فهذا دليل على انضباطك ومدة كفاءتك في إدارة الوقت.

وفي النهاية ستجد ان كل الناجحين يتبعون أحد هذه القواعد أو جميعها لإنجاز اعمالهم وتحقيق أهدافهم، وهذا يتطلب منك تعلم الانضباط الذاتي، وتعلم الاستيقاظ مبكرًا حتى تضمن استغلال كل ساعة في يومك وتطبيق قواعد إدارة الوقت التي قمنا بذكرها.