إدارة الوقت وتنظيمه هى أحد أهم فروع علم الإدارة والتى تساعدنا فى استثمار الوقت بشكل سليم وزيادة الإنتاجية والتقليل من إضاعة الفرص.
كما أن محدودية الوقت تدل على أن إدارته بشكل أفضل هى وسيله لحسن إستغلاله.
لكى تدير وقتك بشكل صحيح لابد من إتباع ثلاث خطوات وهى:-
1- التخطيط : وهو أحد الوسائل التى تساعد فى إدارة الوقت وتنظيمه بشكل بناَّء وهذه الخطوة هى أهم الخطوات، فبدونها يتم إهدار الكثير من الوقت، كما أن التخطيط يزيد من فرص الإنتاجية خلال اليوم.
2- التنظيم : وهو يعنى استيعاب المتغيرات والمستجدات التى تواكب طموحات الأفراد وتماشيها فى الارتقاء والتطور، ولذلك فكونك شخص منظم يساهم فى حل الكثير من الازمات ويجعلك فى حالة تأهب لكل الظروف الطارئة التى تواجهك خلال يومك.
3- تحديد الأولويات : وهذه الخطوة تجعل الأمور أكثر سهولة حيث تمكنك من تقديم الأمور الأهم والعاجلة على غيرها من الأمور.
وسائل إدارة الوقت
1- وسائل تقنية متمثلة فى الحسابات الإلكترونية والمفكرة الإلكترونية.
2- وسائل غير تقنية متمثلة فى المفكرة المكتبية والذاكرة الشخصية.
أهمية إدارة الوقت
1- زيادة الإنتاج وسرعة الأداء. حيث وجد أن الأشخاص المنظمين هم الأكثر إنتاجية وفاعلية.
2- إيجاد الحلول السريعة للظروف الطارئة. وذلك لأن تنظيم الوقت يضمن للإنسان التعامل مع المشكلات الطارئة.
3- التخلص من الضغط والشعور بالسعادة والإنجاز. عندما ينحج الإنسان فى إدارة وقته فهو بذلك يتخلص من الأعمال الثقيلة التى دائماً ما تشغل تفكيره، على عكس الإنسان العشوائى الذى يشعر دائماً بالإحباط.
4- الشعور بالاستقرار وعدم العشوائية. وذلك لأن ترتيب الإنسان يومه يساعده على إيجاد الوقت للإسترخاء والراحة.
5- توفير الوقت لتطوير الذات. تتم هذه الخطوة أيضاً عن طريق إدارة وتنظيم الوقت، حيث يتيح الإنسان لنفسه مجالا لتطوير ذاته.
6- توفير وقت أطول لإنجازات أكثر. حيث أنه كلما كان الوقت منظم كلما كانت الانجازات اكبر.
7- زيادة ثقتك بنفسك. حيث يشعر الإنسان بالإنجاز وأنه يستثمر وقته في ما هو مفيد
8- الحصول على الدافع والطاقة للإستمرارية.
9- التخلص من التردد. حيث أن التردد هو أحد مضيعات الوقت، لذلك عندما يضع الإنسان خطة منظمة فهو يوفر على نفسه مشكلة ضياع الوقت فى التساؤلات والترددات
10- جعل الحياة ذات مغزى. حيث تكون الحياة أكثر إحباطاً عندما يفشل الإنسان فى تنظيم وقته.
كل هذا مجرد كلام نظرى عن كيفية إدارة الوقت والآن لننتقل معاً إلى الجزء العملى.
فى هذا الجزء سوف نتعرف كيف نستطيع استغلال ساعات اليوم بطريقة صحيحة تمكنك من فعل مهامك اليومية مع توفير وقت إضافى.
اولاً : لابد من وضع هدف معين أمام عينيك ليمثل الحافز للإستمرار وعدم التراخى.
ثانياً : يجب أن تقوم بعمل قائمة لمهامك اليوم فى بداية اليوم أو قبل النوم مباشرة مع الحرص على تنفيذ جميع مهامك اليومية.
ثالثاً : لابد من تحديد أولوياتك وتنفيذ الأهم قبل المهم.
رابعاً : احرص على أخذ استراحات أثناء تأدية المهام.
خامساً : ابتعد عن مشتتات الإنتباه بقدر المستطاع أثناء تنفيذ المهام مثل وسائل التواصل.
سادساً : تخصيص مكان للعمل لما لهذه الخطوة من تأثير على العقل حيث أن العقل يرتبط بمكان العمل.
سابعاً : عمل تقويم للمهام، لأن هذا سيساعدك فى تسليم المهم فى وقتها المحدد بكل سهولة.
ثامناً : اتباع قاعدة 20/80: وهى تسمى قاعدة باريتو حيث تنص على أن 80٪ من النتائج تأتى من 20٪ من الأعمال. حيث لابد للشخص أن يستثمر وقته فى إنجاز الاشياء الأهم أولاً .
تاسعاً : التخلص من التسويف: يتم ذلك من خلال عدة خطوات هى:-
1- التفويض: حيث لابد أن يتأكد الشخص أولا أن يكون قادر ا على أداء المهمة، فإذا لم يكن بإستطاعته أدائها لابد من تفويض شخص آخر ليقوم بهذه المهمة.
2- القيام بالمهمة فى الحال: وذلك لأن تأجيل وقت القيام بالمهمة ينتج عنه شعور بالقلق والتوتر، كما أن الشخص بهذا الفعل يراكم عليه الكثير من الأمور. لذلك لابد من القيام بالمهمة فى اقرب وقت ممكن.
٣-التأجيل: ويكون ذلك فى المهام التى ليست ضرورية، وبدلا منها ينجز الإنسان مهام أكثر ضرورية.
كتب عن إدارة الوقت.
وإليك عزيزى القارئ بعض الكتب الهامة والتى تتحدث عن كيفية إدارة وتنظيم الوقت بطريقة فعالة ومفيدة.
1- كتاب ادارة الوقت لدكتور إبراهيم الفقى وهو من أشهر وأهم الكتب فى علم إدارة وتنظيم الوقت.
2- كتاب نظم وقتك فى ٦٠ ثانية للكاتب جيف ديفيدسون.
3- كتاب الاختيارات الخمسة لإدارة الوقت للكاتب كورى كوجون و آدم سيريل و فيلا رينيه.
4- كتاب سحر الترتيب للكاتبة مارى كوندى.
اقرأ أيضاً مقال عن كيفية التخطيط للعام الجديد من هنا
