تنظيم الوقت: تعلم فن إدارة الوقت لجعل حياتك أفضل.
” ليس لدي وقت ” من أكثر الجمل التي نسمعها ونكررها في حياتنا اليومية، وعلى الرغم أننا قد نكون متحمسين جدًا لإجراء تغييرات جزرية في حياتنا، إلا أن أننا نعاني من كثرة الأعمال وضيق الوقت المتاح وهذا ما أسميه “أزمة تنظيم الوقت”.
فمن منا لايتمنى وجود ساعات إضافية في يومه كي يتمكن من انجاز جميع مهامه اليومية بكفاءة عالية.
لكن هذا الشيء مستحيل كما تعلم عزيزي القارئ فأنت لا تملك سوى 24 ساعة في يومك.
إن إدارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تناسب ظروفك وطبيعتك.
كتاب فن إدارة الوقت
لكن وعلى الرغم من أن وقتك محدود إلا أن تعلم مهارة تنظيم الوقت ستمكنك من إنجاز جميع الأعمال المطلوبة منك وتحقيق أهدافك.
لماذا من المهم جدا أن أنظم وقتي ؟
وذلك لأن الوقت هو الحياة وإنما أنت أيام فإذا ضاع وقتك ضاع عمرك لذلك من المهم جدًا أن تتعلم كيفية تنظيم وقتك وعندئذ ستتمكن من:
- تنفيذ المهام والأعمال الهامة والمستعجلة بأقل جهد وأقصر وقت.
- الإبداع والتخطيط للمستقبل.
- تطوير نفسك كأن تجد وقتًا لحفظ القرآن الكريم أو لتطوير لغتك الإنجليزية أو للمطالعة والكتابة.
- التغلب على الإجهاد والإحباط الناتج عن الوقت الضائع حيث أن كفاءة الأعمال تقل تدريجيًا عند وجود الإجهاد والإحباط.
خطوات لتنظيم الوقت:
عليك ان تعلم أن عملية تنظيم الوقت ما هي إلا معرفة كيفية استخدام وقتك المتاح من أجل تنفيذ المهام الموكلة إليك.
ولتنظيم الوقت بفاعلية ثلاثة خطوات رئيسية وهي:
1- إعداد قائمة الاعمال اليومية:
عليك أن تعلم عزيزي القارئ أن السبب الأساسي للإدارة السيئة لوقتك هو عدم التخطيط اليومي.
ويعني أن تقوم بإعداد قائمة تحتوي على المهام اليومية التي عليك انجازها ثم تكتب بجانب كلمة مهمة وقت القيام بها ومدة الإنتهاء منها.
فالتخطيط اليومي الفعال سيقضي على مضيعات وقتك وسيجعلك من شخص منتجًا.
وعند قيامك بالتخطيط ليومك احرص:
- معرفة ما هو مطلوب منك خلال الأسبوع.
- حدد وقتًا كل يوم لإعداد قائمة مهام اليوم التالي.
- لاتضع أكثر من قائمة.
- اكتب جميع النشاطات التي تقوم بها في هذه القائمة.
- قسم الوقت على حسب أولوية المهام.
- اجمع النشاطات المتشابهة في وقت واحد.
- حدد مدة زمنية لكل مهمة.
- لاتجدول كل دقيقة من وقتك بل اترك وقتا للطوارئ.
- احرص على أن تحتوي قائمتك على أوقات لنفسك ولعائلتك.
- راجع المهام اليومية التي كتبتها وتخلص من المهام غير الضرورية وفوض بعضها.
2- التفويض الفعال:
ماهو التفويض الفعال؟
ويعني أن تقوم بتوكيل بعض المهام إلى أشخاص آخرين عوضًا عن القيام بجميع الأعمال بنفسك.
فمثلًا إذا كنت مديرًا فوض بعض مهامك إلى العاملين.
وإذا كنت شخصًا عاديًا ففوض بعض مهامك إلى شخص آخر مثل زميلك، مساعدك، زوجتك، أحد أبنائك أو أيًا ممن حولك.
ماهي المهام التي يمكن أن أقوم بتفويضها للآخرين؟
لمعرفة المهام الممكن تفويضها للآخرين عليك أن تستعين بنموذج أيزنهاور وسأشرحه لك ببساطة.
نموذج أيزنهاور:
قبل أن تقوم بالتفويض الفعال عليك أن تعرف أن الأمور تقاس بمقياسين وهما:
- أمور مهمة.
- أمور مستعجلة.
بدمج هذين المقياسين سنحصل على أربع أنواع للمهام:
1- مهام هامة و مستعجلة: وهي مهام لايجب عليك تفويضها مثل: الأزمات والأمور الطارئة والمهام التي اقترب موعدها.
2- أمور هامة وغير مستعجلة: يمكنك تفويض أجزاء منها يندرج تحت هذا البند المهام مثل: إعداد الخطط، والتدريب، والنشاطات الرئيسية.
3- أمور غير هامة و مستعجلة: الأفضل في هذه الحالة أن تفوض هذه المهام ومن هذه الأمور: المكالمات الهاتفية، الزيارات… إلخ.
4- أمور غير هامة وغير مستعجلة: يجب أن تقوم بتفويض هذه المهام مثل: الأمور الروتينية، الأشياء المتكررة، القرارات البسيطة.
هل تعلم:
توفير 15 دقيقة كل يوم من وقتك الضائع يعني إضافة 13 يوما فالسنة
و إضافة 30 دقيقة كل يوم يعني إضافة 26 يوم في السنة.
3- تنظيم مكان العمل أو الدراسة:
من أفضل وأهم الخطوات لتنظيم وقتك هو أن تنظم مكان عملك أو مكتبك وهذه بعض النصائح للحفاظ على بيئة عمل مريحة:
1- حاول أن يكون المكان الذي تعمل فيه أو تدرس فيه مكانًا مريحًا يسمح لك بحرية الحركة.
2- يجب أن لا يحتوي مكتبك إلا على ما تقوم به الآن أو ما ستحتاجه خلال يومك أما الأغراض الأخرى فلابد أن يكون لها مكانها الخاص في الحقيبة، في الخزينة ….الخ.
3- اترك مساحة كبيرة على المكتب لاستخداماتك الشخصية، وافحص الأشياء التي على مكتبك دومًا واعدها إلى مكانها الصحيح.
4- يجب أن يكون مكتبك مضاءًا جيدًا.
5- سلة المهملات مهمة للغاية لذلك تخلص فورًا من أي شيء لا أهمية له ولن تحتاجه بعد ذلك.
5- رتب ملفات العمل لديك بشكل جيد عن طريق:
- ترتيبها حسب درجة الأهمية.
- قم بتخصيص ملفًا واحد لكل مهمة، وضع به كل ماله صلة بهذه المهمة.
- ضع ملف خاص بالأشياء الهامة جدًا والعاجلة واتركه في متناول يديك وأمام عينيك.
- وضع ملف خاص بالأشياء البسيطة والتي يمكنك إنجازها في أوقات الفراغ.
مرحلة البدء في تنظيم الوقت:
وهي المرحلة التي ستنقلك عزيزي القارئ من مرحلة العشوائية والإحباط إلى الحصول على الحياة التي ترغب.
كيف تبدأ بتنفيذ خطة تنظيم الوقت؟
- أولًا ألقي نظرة على قائمة مهامك اليومية.
- ابدأ بإنجاز هذه المهام من الأصعب إلى الأسهل.
- قم بتنفيذ أهم النشاطات المطلوبة منك في ساعة الذروة وهي الساعة التي تشعر فيها بأقصى طاقة.
- إلتزم بالمواعيد التي حددتها و انته من كل مهمة في وقتها المحدد.
- لا تقطع عملك.
- تخلص من الأعمال غير الضرورية وقلل من الأمور الروتينية حيث تشير إحدى الدراسات أن معظم الناس يقضون من 30% إلى 65% من أوقاتهم في تنفيذ الأمور الروتينية.
- قم بإنجاز الاعمال الروتينية في الأوقات التي تكون فيها أقل نشاطًا أو في الأوقات الضائعة من يومك.
كيف تقضي على مشكلة التسويف؟
تعد مشكلة التسـويف من أكثر مشاكل العصر وأخطرها على انتفاع الإنسان بيومه وحاضره، حتى كادت كلمة “سوف” تصبح شعاراً وطابعًا لسلوك الإنسان في هذا العصر.
حيث قال الإمام الحسن البصري عن التسويف : “إياك والتسويف، فإنّك بيومك، ولست بغدك، فإن يكن غد لك، فكن في غد كما كنت في اليوم، وإن لم يكن لك غد لم تندم على ما فرطت في اليوم”.
ويقول عمر بن الخطاب رضي الله عنه: “إنّ القوة على العمل ألا تؤخروا عمل اليوم إلى الغد، فإنّكم إن فعلتم ذلك تراكمت عليكم الأعمال، فلا ترون بأيها تبدؤون، وأيها تأخذون”.
وهذه بعض الخطوات إذا عملت بها ستتغلب على مشكلة التسويف:
- شجع نفسك وذلك بأذن تجعل لنفسك حافزًا وخذ على نفسك عهدًا والتزم به.
- تعرف جيدًا على طبيعة مهامك كما ذكرنا بنموذج أيزنهاور.
- ابدأ فورا بالمهمة المطلوبة منك.
- قسم المهمة الصعبة والكبيرة إلى عدة مهام صغيرة.
- ضع وقتًا محددًا للانتهاء من كل مهمة.
- لا تنتظر نتائج مثالية فورًا.
- لا تخف من ارتكاب الأخطاء ولا تقلق.
- اقرأ أكثر عن مشكلات التسويف وعلاجها من هنا:
تخلص من مشكلة التسويف في عشر دقائق.
كيف تتعامل مع مضيعات الوقت؟
بالبداية يجب أن تعرف أن مضيعات الوقت كثيرة جدًا ولا يمكن حصرها ولكن هذه هي أهم مضيعات الوقت:
مضيعات للوقت في العمل ومنها:
1- عدم تحديد الأولويات وعدم التخطيط والتنظيم:
للتغلب على هذا النوع من مضيعات الوقت، فيجب عليك في البداية أن تقوم بالتخطيط وترتيب الأولويات الخاصة بالمهام الواجب عليك إنجازها.
أيضًا ينبغي إعطاء الأولوية للمهام المستعجلة والضرورية كما ذكرنا سابقًا في نموذج أيزنهاور ومن ثم المهام التي تحتاج وقت أطول ليتم إنجازها.
2- تأجيل الأعمال والمماطلة:
عد إلى فقرة التغلب على التسويف.
3- الإجتماعات غير الفعالة:
للتغلب على هذه المشكلة قم بالعمل على تحسين إعداد الإجتماعات، وتعلم طرق إعداد الإجتماعات الفعالة.
3- المقاطعات:
إذا كان الشخص الذي قام بمقاطعتك مهمًا فاستمع له، فيما عدا ذلك كن صريحًا وأجله لوقت لاحق.
4- المكالمات الهاتفية:
قم بتحديد مواعيد للإجابة والقيام بالإتصالات الهاتفية، وخطط لما تنوي قوله عندما تتصل.
4- عدم وجود الحافز والحماس لإنجاز المهام:
أوجد لنفسك حافزًا دومًا.
ومضيعات للوقت في الحياة الخاصة منها:
1- قضاء وقت طويل على الهاتف سواء في مكالمة أو مشاهدة فيديوهات أو على استخدام وسائل التواصل الإجتماعي:
إن استخدامك لهاتفك ولوسائل التواصل الإجتماعي المختلفة يجب أن يكون له وقت محدد ومدة زمنية محددة.
حيث توجد العديد من التطبيقات التي تساعدك على تحديد الوقت الذي تقضيه على هاتفك وتقيد إجراءات معينة على الهاتف.
2- سوء تحديد و تنظيم الأولويات:
من الضروري للغاية أن تقوم بترتيب الأولويات في يومك، من مهمات المنزل إلى العلاقات الإجتماعية والتمرين والترفيه وكل ماسبق يجب أن يكون مرتبًا ضمن وقت محدد.
3- التكاسل والتقاعس عن أداء المهام:
ذكر نفسك دومًا بقيمة الوقت وأهمية استغلاله بالشكل الصحيح، لأنك في حال استمريت على العيش بعشوائية ستتراكم عليك أمور كثيرة قد لا تتمكن من إنجازها أ أبداً، بالإضافة إلى أنك سوف تشعر بالإحباط الدائم
كانت هذه بعض الخطوات المهمة والتي ستساعدك على تنظيم وقتك بفاعلية لكن يجب أن تعلم أن تغيير العادات القديمة يأخذ وقتًا طويلًا ويحتاج إلى مجهود كبير وأفضل وقت للبداية في تغيير هذه العادات هو الآن.
المراجع:
كتاب فن إدارة الوقت للدكتور طارق السويدان.
كتابة: م. فاطمة للقدور.
اقرأ أيضًا عن نفس الموضوع:
جدول تنظيم الوقت للطلبة: لا تذاكر بفوضى بعد الآن.