ماذا أريد؟

وكيف أصل؟

وما هي الخطوة القادمة؟ قد تبدو الإجابة عن هذه الأسئلة سهلة ولكنها أصعب من ذلك. ووحده من يتمتع بمهارة التخطيط التنظيم هو القادر على الإجابة على هذه الأسئلة بصورة صحيحة.

وفي هذا المقال سأحدثك عن كل ما تحتاج معرفته عن مهارة التخطيط والتنظيم وبإذن الله ستجد ما تريد.

 

ما هو التخطيط والتنظيم:

 

“التخطيط عيش متوقع والحياة واقع معاش” كما قال الدكتور ياسر الحزيمي.

 

دعنا أولا نتفق أن عملية التخطيط والتنظيم لا تقتصر فقط على الشركات والمؤسسات الكبرى,

بل نحن جميعا كبشر بحاجة لتعلم التخطيط والتنظيم.

والقدرة على وضع خطة شخصية وتنظيم المهام, كفيل وحده بزيادة معدل الإنتاجية وسرعة الإنجاز, والقدرة على إتمام الكثير من المهام في وقتها,

الذي بدوره يمنع التقصير في جوانب الحياة المختلفة، هذا لا يعني أن كل من خطط نجح وان كل من لم يخطط لم ينجح, ففي النهاية التخطيط ووضع الخطط هو أداة من أدوات النجاح وغيرها الكثير وليس شرطا للنجاح.

 

في الخطة نقوم بتحديد الأهداف وترتيبها حسب الأولوية, وتقييدها بفترة زمنية معينة للمساعدة على جعلها واقع معاش،

وهناك الكثير من الطرق والتكنيكات والتفاصيل المختلفة لكتابة الخُطَّة, ثم أن لكل شخص طريقته الخاصة في كتابة خطته وتنظيم ومتابعة أهدافه ومهامه.

ويبقى السؤال هل نحن ننفذ كل خطة نضعها 100 %؟ الإجابة لا، لأن هذا من المثالية,

ولكن أن تنجز ولو جزء صغير من خطتك خير من ألّا تنجز شيئا، فقد قيل: ما لا يدرك كله لا يترك جله.

 

أهمية التخطيط ووضع الخطط:

 

بالتأكيد أن الأهداف مهمة, والجميع لديه أحلام وأهداف يريد تحقيقها, ولكن دون تخطيط ووضع خُطَّة واضحة لهذه الأهداف لن يستطيع المرء الوصول وتحقيق أي هدف بالصورة المرجوة.

بالتخطيط نعلم أين نحن, وإلى أين نحن سائرون، بالتخطيط نستطيع قياس تقدمنا، وبه نعلم ما إذا كنا في الطريق الصواب أم لا، وبه نحدد ما إذا كانت أهدافنا ذكية أم لا.

ومع تقلبات الحياة صعودًا ونزولًا والظروف المفاجئة, من المهم جدا جدا أن نتحلى بمهارة التخطيط ومهارة التنظيم, وكلاهما يخدمان الوصول لما نريده. فهي ورقة رابحة في يد من يتقنها.

 

ولا يخفى علينا أن التخطيط والتنظيم يدخل في جميع جوانب حياتنا المختلفة، فالمعلم مثلا لا يدخل الفصل لتدريس الدرس ما لم يخطط له أولا في اليوم السابق،

ومدير الأعمال لا يبدأ يومًا أو أسبوعًا أو شهرا أو سنة ما لم يضع مهامه ومواعيده وأهدافه الشخصية وأهداف شركته في خُطَّة, وهذا كله ليتجنب أن ينسى موعد مهم مثلا أو أن ينحرف عن طريق تحقيق أهدافه المرجوة.

وتنطبق هذه الأمثلة علينا جميعا فمن لا خُطَّة له في يومه، يومه هو من يخطط له, وتأخذه رياح الظروف يمنة ويسارة, وفي النهاية يمضي عمره دون أن يحقق شيئا في حياته ودون أن يضع بصمة له قبل رحيله.

 

عندما نتحدث عن التخطيط والتنظيم لا نعني أنه يجب علينا أن نضع خُطَّة معقدة مليئة بالأهداف المختلفة, ولا أن نتبع نمطا معينا في وضع هذه الخُطَّة, ولا طريقة معينة في تنظيم وترتيب هذه الأهداف, فكل شخص مختلف عن غيره له احتياجاته وله ظروفه إضافة إلى نِقَاط قوته ونقاط ضعفه التي تختلف عن غيره.

كل هذه عوامل لها تأثيرها على طريقة وضع الخُطَّة، وهذا يعني أنه ليس غريبًا أن يكون هناك خُطَّة عامًا تتضمن ثلاث أهداف فقط مثلا. فالأهداف مختلفة أيضا منها ما هو صغير يحتاج مدة زمنية قصيرة لتحقيقه, ومنها ما هو كبير فبالتالي يحتاج مدّة زمنية طويلة قد تمتد سنوات.

 

التخطيط والتنظيم كمهارة:

 

كثيرًا ما نسمع عن أهمية المهارات الناعمة ودورها المهم في الحياة وسوق العمل من، الذكاء العاطفي والقيادة إلى مهارة التواصل إلخ…، مهارة التخطيط والتنظيم لا تقل أهمية عن باقي المهارات الناعمة،

ونعني بها قدرة الفرد على وضع خُطَّة بالأهداف التي يرغب بتحقيقها بناء على تحليلاته لوضعه الحالي, وما يملكه من موارد مختلفة وما لا يملكه وتوظيف هذه الموارد لمصلحته، وقد تكون هذه الخُطَّة مدتها قصيرة مثل التخطيط اليومي, أو طويلة ثلاثة إلى خمس سنوات تقريبًا وهذا يسمى بالتخطيط الاستراتيجي الشخصي وهو تخطيط طويل المدى.

 

بغض النظر عن مدة الخُطَّة فالفكرة الأساسية منها هو أن تكون أهدافنا واضحة أمامنا والطريق للوصول إليها واضح كذلك, وبهذا يكون تبقى علينا السعي في هذا الطريق و ان حدث وتغيرت الأحداث مما حال دون تنفيذ هذه الخطط كما هي فلا بأس، هنا تأتي دور مرونة الخُطَّة لتتكيف وتتأقلم و ذلك يكون بتغيير الطريق دون تغيير الهدف.

وإتقان مهارة التخطيط والتنظيم له تأثير كبير على اقتناص الفرص والاستفادة منها، لأننا نعرف ماذا نريد في حياتنا وماذا نستطيع أن نفعل, وماذا لدينا وماذا ليس لدينا وأيضا قادرين على رؤية التهديدات التي تحيط بنا, وبمعرفة كل هذه الأمور لدينا القدرة على إيجاد الطريق المناسب لتحقيق أهدافنا وجعلها على أرض الواقع.

 

ما الفرق بين مهارة التخطيط ومهارة التنظيم؟

 

كلاهما وجهان لعملة واحدة، وهما مكملان لبعضهما فلا يوجد تنظيم دون تخطيط والعكس صحيح.

فالتنظيم يجيب على سؤال ماذا؟ ، ومتى؟ ، وكيف؟ ، وهذا واضح.

بينما التخطيط يجيب على سؤال لماذا؟ ؟ ، وهو سؤال عميق يحتاج إلى تأن وصدق للأجابة عليه، وإجابته تكون نابعة من الدوافع والغايات والقيم والاتجاهات الخاصة بالفرد.

 

عندما تستيقظ كل صباح وتكتب على ال to do list خاصتك مهامك لليوم, وأن تضع خُطَّة للأسبوع أو للشهر أو لربع السنة أو لنصف السنة, أو أن تضع في كل نهاية عام خُطَّة العام الجديد هذا كله يسمى تنظيمًا.

ولكن عندما نتحدث عن التخطيط فنحن هنا نقول أن الخطوة الأولى في طريق الوصول لما تريد هو أن تعلم لماذا ترغب فيما تريد.

 

 هل تريد على سبيل المثال تحضير درجة الماجستير لتلفت الأنظار وتنال استحسان الناس, وتحصل على ذلك البريق الاجتماعي أم أنك تريد تحسين نفسك لتستطيع أن تساهم في مجتمعك بصورة إيجابية ويكون لك بصمة في الحياة؟

وانتبه!! الهدف هنا واحد ولكن الدافع مختلف, ففي الحالة الأولى غالبا لن تصمد طويلًا أمام العقبات و ستنسحب, ولكن في الحالة الثانية ستواصل مهما تقلبت بك الأيام وساءت بك الأحوال لأن لديك رؤية ورسالة نبيلة تريد إيصالها.

 

أن تضع هدفا ذكي SMART هو من التخطيط، و القدرة على تحديد هذه الأهداف أهم من تنظيمها في جدول، فلا فائدة من خُطَّة كل أهدافها واهية ولا نفع لها، وأيضا لا فائدة من خُطَّة تتخيلها دون أن تكتبها على ورقة أو تطبيق.

 

كيف أتعلم مهارة التخطيط والتنظيم:

 

ككل مهارة لتتعلمها لا بد أن تبذل الوقت والجهد لتتعلمها وتجعلها جزءًا لا يتجزأ من حياتك الشخصية وحياتك العملية، ليس من الصعب أن تنظم خُطَّة ولكن من الصعب ان تضع اهداف ذات قيمة وفائدة.

هناك الكثير من الكورسات والكتب وفيديوهات اليوتيوب التي تناولت هذا الأمر, ويمكنك البحث في الإنترنت للعثور على ما يناسبك منها.

 

عمومًا هناك عدة خطوات وتقنيات نعتمدها لتساعدنا على التخطيط بصورة جيدة، وسأذكر لكم بإيجاز كيف تضع خُطَّة.

 

نصائح لوضع خُطَّة جيدة:

أولا لمهارة التخطيط لدينا ثلاث أسئلة أساسية يجب الإجابة عليها وهي:

 

– من أنا؟ وهنا أحاول ان أدرك نِقَاط قوتي ونقاط ضعفي اضافه إلى التفريق بينما أريد وبينما احتاج.

– ماذا أريد؟ هنا أحاولا ن اعلم هل ما أريده حقيقي نابع من دوافعي وغاياتي أم أنه مجرد تقليد للأهداف الرائجة، وهل ما أريده متوافق مع قيمي أم لا.

– كيف اصل إلى هناك؟ وهنا أحاول معرفة الوسيلة المناسبة والوسيلة الأنسب والوسيلة غير المناسبة, وكله لمعرفة الطريق الأفضل المؤدي إلى ما أريد.

 

بعد الإجابة على هذه الأسئلة اكون قد انتهيت من اول خطوه وهي الاهم، وهنا تأتي الخطوة الثانية وهي تنظيم هذه الأهداف حسب الأولوية وتحديد مدّة زمنية لها وهي خطوة التنظيم.

 

في النهاية نحن كبشر نحتاج للكثير من المهارات المختلفة لنستطيع العيش في هذه الحياة والتعامل مع مشاكلها و مصائبها، وإتقان مهارة التخطيط و مهارة التنظيم تساعدنا على أن نكون في حالة سكينة و طُمَأنينة, لأنه وان ساءت الأوضاع وتبدلت الأحوال نحن لدينا دليل واضح بما نملك وما لا نملك، بما نريد وما لا نريد، وأيضا نعلم أين نحن وأين وصلنا وماذا تبقى لنا للوصول والطرق الأخرى البديلة المؤدية في النهاية لأهدافنا.

كل هذه المعرفة ما كانت لتوجد لولا وجود خُطَّة, التي بدورها ما كان ليكون لها وجود لولا قدرتنا على التخطيط والتنظيم.

 

بات جليا الآن كم من المهم إتقان مهارة التخطيط والتنظيم، لذلك نصيحة لك لا تؤجل تعلم هذه المهارة لوقت لاحق واجعلها أولى الأولويات, لان بها ستستطيع اختصار وقتك بتنظيم وترتيب أهدافك المختلفة, الذي بدوره يختصر عليك الطريق ويكسبك المزيد من الوقت.

 

الأسئلة الشائعة:

 

• كيف اتعلم مهارة التخطيط والتنظيم؟

         هناك الكثير من الدورات و الكورسات والكتب والفيديوهات المختلفة على الإنترنت يمكنك البحث للعثور على ما تحتاج.

• ما هو مفهوم التخطيط وما هي أهميته؟

         التخطيط هو القدرة على وضع خُطَّة مرنة بناء على وضعك الحالي، وأهميته تكمن في زيادة الإنتاجية وزيادة نسبة الوصول للأهداف.

• هل التخطيط للشركات فقط؟

         التخطيط لا يقتصر على الشركات فقط، فالمعلم يحتاج للتخطيط قبل الدرس و الطالب يحتاج للتخطيط قبل البَدْء في الدراسة مثلا.